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Politica de Privacidad Merino Hermanos

Todas las personas tienen Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
De conformidad y dando cumplimento a la ley estatutaria 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA, identificada con el NIT 890.911.110-0 acoge la presente política para dar tratamiento y protección a los datos personales de los titulares.
La política de tratamiento y protección de datos personales de los titulares, será aplicable a todas las bases de datos que por cualquier medio administre ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA, de tal forma que cualquier persona que llegara a suministrar cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
1 AMBITO DE APLICACIÓN
La presente política: “tratamiento y protección de datos personales de los titulares” será aplicable a todos los datos de carácter personal registrados de manera física o digital que sean objeto de tratamiento por ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA considerado como responsable de su tratamiento. La vigencia de los datos personales es permanente, así se extinga la relación contractual continuamos con su información para futuras relaciones contractuales y beneficios comerciales fruto del objeto de nuestra compañía.
2 MARCO LEGAL
=692; CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. ART.15 =692; LEY 1581 de 2012. =692; DECRETO 1377 DE 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. =692; DECRETOS REGLAMENTARIOS 1727 de 2009 y 2952 de 2010,      
3 DEFINICIONES
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 
•Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.  
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.   • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (Heredero).
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías departidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. •Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
4 PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCION DE DATOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA se acoge de manera integral a todos y cada uno de los principios rectores contemplados en la ley 1581 de 2012 los cuales son:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a Error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5 RECOLECCION DE DATOS Y AUTORIZACION DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA, identificada con el NIT 890.911.110-0 se acoge a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 reconociendo la privacidad de los datos personales de los titulares, solicita el consentimiento libre, previo y expreso para el tratamiento de los mismos excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, los cuales son:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.
La empresa ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA recolecta los datos personales cuando haya una relación contractual o cuando el titular nos contacte vía  telefónica o a través de correo electrónico solicitando nuestros servicios y nos envié la respectiva autorización.
5.1 AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
La autorización a ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 
 TITULAR: Deberá acreditar su identidad por los distintos medios que le ponga a disposición ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA,  CAUSAHABIENTES: Que sean del titular y deben acreditar tal calidad.  REPRESENTANTE O APODERADO: Debe acreditar de forma previa la representación o apoderamiento.  Otro a favor o por el cual el titular hubiere acreditado
5.2 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACION
 La autorización podrá obtenerse de forma escrita, debe constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.  ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA obtendrá la autorización cuando haya una relación contractual o cuando el titular nos contacte vía  telefónica o a través de correo electrónico solicitando nuestros servicios y nos envié la respectiva autorización.  Cuando el titular nos contacte vía  telefónica o a través de correo electrónico solicitando nuestros servicios, se le solicitara la autorización.  La autorización será  solicitada por ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
5.3 PRUEBA DE LA AUTORIZACION
La autorización otorgada por los titulares de los datos personales  para su tratamiento, deberá reposar en su formato original con su respectiva fecha, esta debe garantizar que el titular conoce y acepta que ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA utilizara los datos personales para los fines que se indique de manera previa al otorgamiento de la misma.
5.4 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION.
ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA  establecerá mecanismos sencillos y gratuitos, que permitan al titular revocar en cualquier momento la autorización otorgada o solicitar la supresión de sus datos personales,  siempre y cuando  no lo impida una disposición legal o contractual.
6 FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.
El tratamiento de los datos personales que recoge y almacena ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA  será utilizado para alguna de las siguientes finalidades:
Envió de:
a. Soportes de consignación. b. Facturas. c. Cartas de cobro. d. Cartas de incremento. e. Copias de contrato. f. Formularios. g. Paz y salvo. h. Recordatorios de pago. i. Inventarios. j. Reporte de daños. k. Entrega de inmueble. l. Extractos. m. Certificados. n. Balances. o. Documentos de la DIAN. p. Ficha técnica de inmuebles publicados para venta y/o arriendo q. Fotos de inmuebles publicados para venta y/o arriendo r. Soportar procesos de auditoría externa e interna. s. Realizar campañas comerciales sobre productos y/o servicios a fines  y medir el nivel de satisfacción respecto de los mismos.
7 DERECHOS DE LOS TITULARES FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Conforme a la ley estatutaria 1581 de 2012, la cual contempla el marco normativo de protección de datos personales, los titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos: 
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA  para el tratamiento de datos, mediante
cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización definidos por la ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.   f. Acceder en  forma gratuita a los datos personales proporcionados a ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA que hayan sido objeto de tratamiento. 
g. Identificar al responsable en ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
h. Ser avisado cuando se presentan cambios sustanciales en el contenido de las políticas aplicadas por ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA, el aviso será publicado en la página web www.merinohermanos.com.co  
Los derechos anteriormente mencionados podrán ser ejercidos por:
 TITULAR: Deberá acreditar su identidad por los distintos medios que le ponga a disposición ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA,  CAUSAHABIENTES: Que sean del titular y deben acreditar tal calidad.  REPRESENTANTE O APODERADO: Debe acreditar de forma previa la representación o apoderamiento.  Otro a favor o por el cual el titular hubiere acreditado
8 DEBERES DE ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA FRENTE AL TRATAMIENTO
Los deberes y obligaciones de ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA como responsable y encargado del tratamiento de datos son: 
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
 b.  Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. c.  Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
f. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley
g. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
h. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
i. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
j. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
k. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
l. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
m. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
n. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
o. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
p. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
 q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
t.  Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
u. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
9 MECANISMOS DE SEGURIDAD Y PROTECCION DE LA  INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA.
ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA en sus procesos continuos de mejora, establecerá controles que permiten al sistema operativo tener adecuados niveles de seguridad y protección de acceso a la información por parte de terceros no autorizados.
Contamos con herramientas de software con su respectiva licencia, esto como medida de protección o barrera para bloquear cualquier intento de acceso a la información por parte de personas externas a nuestra empresa.  
10 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMOS Y SU PROCEDIBILIDAD.
El titular de los datos o su representante pueden ejercer el derecho a consultar, conocer, actualizar, ratificar o revocar la información, para dicho efecto se seguirá el siguiente procedimiento:
10.1 CONSULTA
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La solicitud de consulta debe contar con los siguientes requisitos:
a. La solicitud debe radicarse de forma escrita en la oficina de ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA en la siguiente dirección:  Calle 44 # 78-35 - Sede América  Horario de atención: Lunes a viernes 8:00am – 12:00pm y de 2:00pm a 6:00pm los sábados de 8:00am a 12:00pm
b. Por medio del correo electrónico cartera@merinohermanos.com.co para ser remitido por este medio, el correo del remitente debe ser el mismo de la base de datos de ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA.
c. El termino máximo para dar respuesta a la solicitud es de (10) diez días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recibido. Si no es posible atender dicha solicitud en este término, se le informara al titular el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo que no será mayor a (5) cinco días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.2 RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA  el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a. La solicitud debe radicarse de forma escrita en la oficina de ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA en la siguiente dirección: Calle 44 # 78-35 - Sede América  Horario de atención: Lunes a viernes 8:00am – 12:00pm y de 2:00pm a 6:00pm los sábados de 8:00am a 12:00pm
b. Por medio del correo electrónico cartera@merinohermanos.com.co para ser remitido por este medio, el correo del remitente debe ser el mismo de la base de datos de ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA.
c. El termino máximo para dar respuesta a la solicitud es de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recibido. Si no es posible atender dicha solicitud en este término, se le informara al titular el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo que no será mayor a (8) ocho días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.   
 La solicitud debe contar con los siguientes requisitos:
1. Nombre completo del titular de la información con su número de identificación 2. En caso de no ser el titular, adjuntar el documento que lo acredite como representante  3. Fotocopia del documento de identificación del titular de los datos 4. Tipo de solicitud 5. Dirección, teléfono y correo electrónico  de contacto para dar respuesta a la solicitud.
Si por cualquier motivo, la solicitud no tiene los datos completos ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA le informara al interesado para que en los 5 días hábiles siguientes al radicado de la solicitud, sanee las fallas. Pasados dos meses a la fecha del requerimiento y sin que el solicitante presente la información faltante se entenderá que ha desistido de dicha solicitud.
Las solitudes correspondientes a suprimir la información y revocar la autorización, no procederá cuanto el titular tenga un deber legal o contractual con  ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento
11 AREA ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La solicitud debe radicarse de forma escrita en la oficina de ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA en la siguiente dirección: 
Calle 44 # 78-35 - Sede América “principal”
Horario de atención: Lunes a viernes 8:00am – 12:00pm y de 2:00pm a 6:00pm los sábados de 8:00am a 12:00pm
12 MODIFICACIONES SOBRE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el evento de presentarse novedades legislativas o jurisprudenciales, ARRENDAMIENTOS MERINO HERMANOS Y COMPAÑÍA LTDA se reserva la facultad de modificar la presente política informando de forma previa a los titulares los cambios que por dicha política se realicen. 
ESTA POLÍTICA RIGE A PARTIR DEL 01 DE AGOSTO 2016.
*FIN DEL DOCUMENTO*